Déroulé opérationnel · 20 au 24 mai 2026 · Hôtel Le Méridien Beach Plaza, Monaco
Contacts responsables – Lieux & Prestations
Mercredi 20 mai 2026 – Arrivées, livraison matériel et préparation
Arrivées prévues
Arrivées prévues le 21 Mai
Points de coordination
Se présenter à Stéphane Hugues à l'arrivée.
Vérifier la bonne réception du matériel livré et le stockage des cartons.
Vérifier les accès à la salle principale, à la salle vidéastes et à la zone d'accueil.
Récupérer deux clés auprès de Stéphane : une pour toi, une pour la cliente (Camilla).
Récupérer le matériel de traduction et le vérifier auprès de l'hôtel, il sera déposé par François a l'accueil du Méridien.
Vidéastes – Salle séparée
Les vidéastes dispose d'une salle séparée à proximité de la salle principale.
- Stockage du matériel
- Préparation technique
- Interviews avec les speakers
- Éventuelles prises de vues complémentaires
Jeudi 21 mai 2026 – Début du Master Course
Matin – Installation (08h00 – 13h00)
Programme pédagogique – Après-midi
F&B – Journée du 21 mai
Café d'accueil
Prévu à 14h00 pour l'ensemble des participants.
Cocktail dînatoire
48 personnes · 19h00 – 21h00 · 8 canapés · Forfait vin AOC Côtes de Provence · Champagne à la bouteille.
Allergènes
Totems A5 sur les buffets. Mina vérifie leur visibilité lors des pauses et du cocktail.
Dîner – La Note Bleue
~20 personnes · Speakers + équipe · Horaire à 21h.
Le restaurant a confirmé qu’il ne mettra pas en place de bracelets colorés, car cela ne fait pas partie de leur service. Les personnes qui ont des allergies doivent juste se manifester lors du dîner
—> Faire un rappel au restaurant de mettre une petite bougie sur la part de dessert de Elena Bekker pour son anniversaire.
Vendredi 22 mai 2026 – Master Course journée complète
Programme pédagogique
F&B – Déjeuner & pauses
- Déjeuner hôtel : 48 pax
- Pauses café : 48 pax
- Possibilité d'utiliser les terrasses
Dîner externe – Giacomo (48 personnes) à 19h30
Pas de bracelets allergies fournis par le restaurant.
Le responsable de salle demandera aux personnes concernées de se signaler en début de dîner.
Format menu partagé. Portions adaptées pour les restrictions alimentaires.
Samedi 23 mai 2026 – Master Course + Dîner de gala
Programme pédagogique
Dîner de gala – SASS (57 personnes)
Sélection vins confirmée
Blanc
Chablis Grand Régnard, Domaine Regnard – 2023
Rouge
Château La Croix, Pomerol – 2018
Boissons reprises de la dernière édition : champagne, softs, cocktails.
F&B – Journée du 23 mai
- Déjeuner hôtel : 48 pax
- Pauses café : 48 pax
Dimanche 24 mai 2026 – Dernière journée Master Course
Programme pédagogique
F&B – Journée du 24 mai
Déjeuner
48 pax
Pause café matin
Maintenue comme prévu.
Coffee break après-midi
Annulé – plus nécessaire le 24 mai.
Départs
Lundi 25 mai 2026 – Derniers départs
Dr Ellouze Skander + épouse
Départ prévu le 25 mai 2026.
Elena Bekker
Départ prévu le 25 mai 2026.
Configuration salle – À suivre
Salle principale
Scène
Table des intervenants sur scène surélevée.
Tables participants
7 tables (ajustables à 6 selon le nombre final). Tables basses comme sur l'édition précédente.
Table management
1 table management, sans micro.
Signalétique
Vers la salle du Master.
Micros et technique
Fleurs 🌸
Accueil participants
La cliente souhaite conserver le même emplacement que lors de la dernière édition pour :
Accueil des docteurs
Même emplacement qu'édition précédente.
Orientation
Signalétique directionnelle vers la salle.
Allergies & Restrictions alimentaires – Participants
Parking
Deux parkings pour les véhicules de l'équipe (c'est eux même qui vont payer leur parking à l'arriver ou au moment départ).(65 Euros par place par jour)
Ton rôle sur place
Ton rôle principal est d'assurer la fluidité opérationnelle de l'événement du début à la fin.
Interface centrale
Faire le lien entre APSARA, l'hôtel, la cliente et les prestataires.
Mise en place
Vérifier la bonne mise en place des salles et suivre les timings clés.
Anticipation
Anticiper les retards ou points de friction et accompagner les prestataires à leur arrivée.
Allergies & restrictions
Vérifier que les allergies et restrictions alimentaires sont bien prises en compte à chaque repas.
Accueil participants
Fluidifier l'accueil des participants et coordonner avec Stéphane pour les accès et clés.
Remontée d'alertes
Remonter immédiatement à APSARA tout sujet bloquant ou imprévu.
Points de vigilance pour Mina
Liste des vérifications critiques à effectuer avant et pendant l'événement.
Signalétique & accueil
Vérifier les panneaux directionnels vers le Master et la configuration de l'espace accueil.
Totems allergènes
Vérifier l'installation des totems A5 sur les buffets lors de chaque pause et repas.
Orchidées
Vérifier l'installation des 8 orchidées, hauteur compatible avec la visibilité de l'écran.
Configuration tables & micros
Vérifier les 7 tables participants + table speakers et les micros avant chaque journée.
Coffee break & déjeuners
Coffee break après-midi du 24 mai annulé. Déjeuners hôtel : 32 pax hébergés uniquement.
iMaster course 3ème édition - Angel Aligner – Monaco